Rules of Procedure

Regulations

Download as docx:
Microsoft Office document icon Rules .docx

Σύμφωνα με τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό ρυθμίζονται οι προϋποθέσεις χρήσης και παραχώρησης σε τρίτους των χώρων των Συνεδριακών Κέντρων του ΠΑ.Δ.Α. και των λοιπών χώρων του ΠΑ.Δ.Α. για την οργάνωση εκθέσεων, συνεδρίων, συμποσίων, ημερίδων, διημερίδων, ή και άλλων σχετικών εκδηλώσεων.

Παραχωρούνται επίσης προς χρήση στεγασμένοι χώροι του ΠΑ.Δ.Α. (όπως π.χ. αμφιθέατρα, αίθουσες συνεδριάσεων και τηλεδιασκέψεων, αίθουσες διδασκαλίας, Γυμναστήριο, κ.ά.), καθώς και οι ανοικτοί - υπαίθριοι και βοηθητικοί χώροι (όπως π.χ. οι χώροι στάθμευσης κ.ά.), όπως αυτοί φαίνονται στα σχετικά σχεδιαγράμματα του ΠΑ.Δ.Α. με τους αντίστοιχους περιορισμούς, που αφορούν στο ύψος, στα μέγιστα επιτρεπόμενα φορτία, κλπ.

Η παραχώρηση επιτρέπεται σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα, Δημόσιες Επιχειρήσεις ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ, Πνευματικά Ιδρύματα, Επιστημονικούς Φορείς, Οργανισμούς, Επιμελητήρια, Σωματεία, Συλλόγους, Πολιτιστικές Ομάδες σε μέλη Επιστημονικού (Ε.Π.), Διοικητικού Προσωπικού (Δ.Π.) και Ειδικού Τεχνικού Επιστημονικού Προσωπικού (ΕΤΕΠ) κατά την κρίση της Ε.Δ.Α.Σ.Κ. και εφόσον δεν υπάρχουν προγραμματισμένες εκδηλώσεις του Πανεπιστημίου στους χώρους των Συνεδριακών Κέντρων κατά το ίδιο χρονικό διάστημα. Όλοι οι ανωτέρω δυνητικά «δικαιούμενοι» θα πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις, που απαιτούν οι κείμενες εθνικές και διεθνείς διατάξεις για τη λειτουργία τους.

Η διάθεση των χώρων των Συνεδριακών Κέντρων γίνεται ως εξής:

1. Ο ενδιαφερόμενος συμπληρώνει φόρμα κράτησης για τη χρήση των Συνεδριακών χώρων με δύο τρόπους: είτε έντυπη που διατίθεται από τη Διεύθυνση Διεθνών και Δημοσίων Σχέσεων και την καταθέτει στο κεντρικό πρωτόκολλο του Πανεπιστημίου είτε ηλεκτρονική μέσω της ιστοσελίδας των Συνεδριακών Κέντρων.

2. Το αίτημα για τη χρήση των χώρων των Συνεδριακών Κέντρων εγκρίνεται ή απορρίπτεται εντός πέντε (5) εργάσιμων ημερών με αιτιολογημένη απόφαση κατά την απόλυτη κρίση της Ε.Δ.Α.Σ.Κ και ενημερώνεται σχετικά ο ενδιαφερόμενος από τον Πρόεδρό της.

3. Σε περίπτωση έγκρισης του αιτήματος συντάσσεται και υπογράφεται σύμβαση μεταξύ των δύο συμβαλλόμενων μερών.

4. Αίτημα που περιέχει όρους ή περιορισμούς δεν γίνεται δεκτό.

5. Η απόρριψη του αιτήματος για οποιοδήποτε λόγο, δεν δημιουργεί αξίωση κατά της Επιτροπής Διαχείρισης και Αξιοποίησης ή του Πανεπιστημίου Δυτικής Αττικής.

1. Όταν το Πανεπιστήμιο χρειάζεται τα Συνεδριακά Κέντρα για δικές του εκδηλώσεις.

2. Όταν έχουν διατεθεί σε οιονδήποτε που το έχει ζητήσει νωρίτερα.

3. Όταν το αντικείμενο της εκδήλωσης είναι αντίθετο με το κοινό αίσθημα ή μπορεί να προκαλέσει αναταραχή στους χώρους του Πανεπιστημίου.

4. Όταν ο αιτών έχει παραβεί στο παρελθόν όρους του παρόντος ή οποιασδήποτε σύμβασής του με την Ε.Δ.Α.Σ.Κ.

1. Μετά την έγκριση του αιτήματος ο ενδιαφερόμενος καλείται να υπογράψει τη σχετική ΣΥΜΒΑΣΗ μέσα σε προθεσμία επτά (7) ημερολογιακών και να καταθέσει το συμφωνημένη προκαταβολή. Η εξόφληση ορίζεται σε πέντε (5) ημέρες πριν την ημερομηνία της εκδήλωσης.

2. Αν περάσει άπρακτη η ως άνω προθεσμία, τεκμαίρεται ανάκληση του αιτήματος μετά από ενημέρωση του ενδιαφερόμενου και με απόφαση της επιτροπής είναι δυνατή η παρέκκλιση του παραπάνω όρου.

3. Η ΣΥΜΒΑΣΗ αυτή εμπεριέχει ως αναπόσπαστο μέρος της τον παρόντα «Κανονισμό Λειτουργίας» και τα συμπληρωματικά του τεύχη (Προσαρτήματα, Οδηγίες, κλπ.) .

1. Η ανάκληση γίνεται με έγγραφη δήλωση του ενδιαφερόμενου.

2. Αν η ανάκληση περιέλθει στο Πανεπιστήμιο πριν από την υπογραφή της ΣYMBAΣHΣ, ο ενδιαφερόμενος δεν επιβαρύνεται οικονομικά. Αν περιέλθει σε εύλογο χρονικό διάστημα μετά την υπογραφή, καταβάλλεται το 30% του κόστους της εκδήλωσης, ενώ αν η ανάκληση περιέλθει μετά την υπογραφή, παρακρατείται ολόκληρο το ποσόν της προκαταβολής.

3. Αν η ματαίωση οφείλεται σε λόγους ανωτέρας βίας, όπως αυτή προβλέπεται από το Νόμο, η Επιτροπή έχει το δικαίωμα να επιβάλει στον ενδιαφερόμενο την καταβολή ολόκληρου ή μέρους μόνο του συμφωνηθέντος ποσού.

4. Σε κάθε περίπτωση ακύρωσης συνεδρίου/εκδήλωσης η Επιτροπή δικαιούται να παραχωρήσει τη χρήση του συγκεκριμένου χώρου, για τη συγκεκριμένη ημερομηνία, σε άλλους ενδιαφερόμενους τρίτους, χωρίς να ειδοποιήσει τον ενδιαφερόμενο και χωρίς να θίγονται τα δικαιώματά της.

1. Η οφειλόμενη αμοιβή εξοφλείται πέντε (5) τουλάχιστον ημέρες πριν από την παραλαβή των χώρων.

2. Σε περίπτωση παράτασης, η πρόσθετη αμοιβή που καθορίζει το Σ.Δ.Α.Σ.Κ. καταβάλλεται ευθύς μετά την έγκριση της παράτασης.

3. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως για παράδειγμα η διεξαγωγή επιστημονικών συνεδρίων ή άλλων εκδηλώσεων που οργανώνονται εξ' ολοκλήρου από Σχολές, Τμήματα η μεμονωμένα μέλη του ΠΑ.Δ.Α., η Ε.Δ.Α.Σ.Κ. μπορεί, με αιτιολογημένη απόφασή της, είτε να μειώσει το ποσό της αποζημίωσης για τη χρήση των αιθουσών και λοιπών υπηρεσιών των Συνεδριακών Κέντρων όταν τα μέλη του Πανεπιστημίου στερούνται ικανών πόρων για την οργάνωση του Συνεδρίου ή άλλων εκδηλώσεων ή δεν υπάρχει χορηγός αυτών, είτε να παραχωρήσει δωρεάν τη χρήση των χώρων κατά την απόλυτη πάντα κρίση της.
Στην περίπτωση μείωσης της αποζημίωσης για τη χρήση των χώρων, αυτή δεν μπορεί να είναι μικρότερη από τα απαιτούμενα λειτουργικά έξοδα των χρησιμοποιούμενων αιθουσών και λοιπών χώρων των Συνεδριακών Κέντρων κατά τη διεξαγωγή του συνεδρίου ή των λοιπών εκδηλώσεων.

1. Η παράδοση των χώρων στον ενδιαφερόμενο γίνεται μετά την υπογραφή της σύμβασης σύμφωνα με τα προβλεπόμενα σε αυτήν. Μετά την παράδοση ο ενδιαφερόμενος αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη για τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων των Συνεδριακών Κέντρων ή/και των βοηθητικών αιθουσών που παραλαμβάνουν και ευθύνεται στο ακέραιο για κάθε απώλεια ή φθορά αυτών.

2. Ευθύς μετά τη λήξη της εκδήλωσης ή του συνεδρίου, οι χώροι και τα υλικά παραδίδονται στην Ε.Δ.Α.Σ.Κ. με πρωτόκολλο, στο οποίο αναγράφονται οι τυχόν απώλειες ή φθορές καθώς και η αποτίμησή τους από άτομο που ορίζεται. Αντικείμενα και κάθε είδους υλικά που έχει προσκομίσει στους χώρους των Συνεδριακών Κέντρων ο οργανωτής του συνεδρίου ή της εκδήλωσης επιτρέπεται να παρακρατηθούν από την Ε.Δ.Α.Σ.Κ., εφόσον δεν έχουν εξοφληθεί οι προς αυτό υποχρεώσεις του οργανωτή.

1. Η κυκλοφορία προσώπων και η διακίνηση αντικειμένων επιτρέπεται μόνο μετά την παραλαβή των χώρων των Συνεδριακών Κέντρων και υπό την απόλυτη ευθύνη του παραλαβόντος.

2. Αντικείμενα εισάγονται με «Δήλωση Εισαγωγής» ή «Δελτίο Αποστολής», που συντάσσεται σε δύο αντίτυπα και σφραγίζεται από την εταιρεία κατά την εισαγωγή. Η εξαγωγή γίνεται με ένα αντίτυπο που παραδίδεται στον ενδιαφερόμενο.

1. Η Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιοποίησης δικαιούται να ελέγχει οποτεδήποτε την τήρηση των συμφωνηθέντων.

2. Τα Κεντρικά Αμφιθέατρα διατίθεται για χρήση για συνέδρια και εκδηλώσεις:
- Πανεπιστημιούπολη 1, άνω των 100 ατόμων
- Πανεπιστημιούπολη 2, άνω των 250 ατόμων

3. Σε περίπτωση συν-διοργάνωσης υπάρχει ελάχιστη επιβάρυνση για τα λειτουργικά έξοδα των κεντρικών αμφιθεάτρων ή των αιθουσών που θα χρησιμοποιηθούν.

4. Απαγορεύονται:
α) Η χρήση χώρων που δεν έχουν διατεθεί,
β) Η μεταβολή της διαρρύθμισης των χώρων,
γ) Η χρήση για λόγους διαφορετικούς από εκείνους που αναφέρονται στην ΑΙΤΗΣΗ,
δ) Η επικόλληση αφισών ή αυτοκόλλητων και η ανάρτηση ή στερέωση αντικειμένων με καρφιά ή άλλο πρόσφορο μέσο σε οποιονδήποτε χώρο,
ε) Η τοποθέτηση διαφημίσεων χωρίς την έγκριση της Επιτροπής Διαχείρισης και Αξιοποίησης,
στ) Η υπεκμίσθωση των διατιθεμένων χώρων (ολική ή μερική) ή η δωρεάν διάθεση σε τρίτους.

5. Οι χρήστες των Συνεδριακών Κέντρων είναι υποχρεωμένοι να αποκαταστήσουν κάθε ζημιά, που προκλήθηκε κατά την διάρκεια της χρήσης στα Συνεδριακά Κέντρα και σε τρίτους, έστω και αν τα Συνεδριακά Κέντρα θεωρούνται υπόλογα απέναντι σε τρίτους.

6. Οι χρήστες των Συνεδριακών Κέντρων είναι αποκλειστικά υπεύθυνοι για κάθε ατύχημα που ενδεχομένως θα προκληθεί κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεών τους στους χώρους, που τους παραχωρούνται. Τα Συνεδριακά Κέντρα δεν υπέχουν οποιαδήποτε ευθύνη, σε περίπτωση δε που θα θεωρηθούν τυχόν υπόλογα έναντι τρίτων, οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να αποκαταστήσουν κάθε ζημιά τους (υλική ή ηθική) από τον λόγο αυτό.

7. Τα Συνεδριακά Κέντρα δεν ευθύνονται για πραγματικά ελαττώματα ή ελλείψεις των χώρων που παραχωρούν προς χρήση, ούτε για απώλειες, βλάβες ή φθορές υλικών που εισάγονται στους χώρους πραγματοποίησης του συνεδρίου ή της εκδήλωσης.

8. Για αποκατάσταση απωλειών ή φθορών σε περιουσιακά στοιχεία των Συνεδριακών Κέντρων γίνεται ανάλογη χρέωση από την Ε.Δ.Α.Σ.Κ. μετά από την σχετική κοστολόγηση της απώλειας ή φθοράς.

9. Στους παραβάτες των απαγορεύσεων ή των όρων του παρόντος, επιβάλλονται από την Ε.Δ.Α.Σ.Κ. πρόστιμα και αφαιρείται το δικαίωμα συνέχισης της εκδήλωσης ή του συνεδρίου, χωρίς οποιαδήποτε ευθύνη των Συνεδριακών Κέντρων για τις ζημιές τους από τη διακοπή αυτή.

10. Οι ανεξόφλητες χρηματικές ή άλλες οφειλές προς την Ε.Δ.Α.Σ.Κ. επιβαρύνονται με νόμιμο τόκο ανά μήνα από την έκδοση του σχετικού τιμολογίου.

1. Η Ε.Δ.Α.Σ.Κ. έχει δικαίωμα να τροποποιεί ή να συμπληρώνει τους όρους της ΣΥΜΒΑΣΗΣ, ενημερώνοντας ταυτόχρονα τους ενδιαφερόμενους. Οι μεταβολές είναι δεσμευτικές εφόσον γνωστοποιηθούν έγκαιρα.

2. Από την υπογραφή της ΣΥΜΒΑΣΗΣ τεκμαίρεται ανεπιφύλακτη αποδοχή του παρόντος Κανονισμού Λειτουργίας από τον ενδιαφερόμενο, που είναι υποχρεωμένος να εφαρμόζει πιστά τις διατάξεις που περιλαμβάνονται σε αυτόν, καθώς και τις υποδείξεις της Ε.Δ.Α.Σ.Κ. και των κανόνων διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε.

3. Θέματα που δεν ρυθμίζονται από τον Κανονισμό και την ΣΥΜΒΑΣΗ επιλύονται από την Ε.Δ.Α.Σ.Κ.

4. Παράβαση οποιουδήποτε όρου του παρόντος Κανονισμού συνεπάγεται ανάκληση από την Ε.Δ.Α.Σ.Κ. της διάθεσης των χώρων.

5. Για τις διαφορές μεταξύ του ΠΑ.Δ.Α. και κάθε τρίτου, αποκλειστικά αρμόδια είναι τα Δικαστήρια των Αθηνών.


Faced a Problem?

We will gladly help you!